Organizzare eventi, non è cosa da poco.
Al di là dell’esperienza, competenza, preparazione del project manager che cura l’iniziativa e del suo staff, quello che ci vuole è…
- capacità di problem solving in tempo reale
- una buona dose di diplomazia nella gestione dei rapporti
- una sana facoltà di “somatizzare bene” le criticità che si presentano all’ultimo “istante”!
È quello che è capitato allo staff dell'agenzia di eventi a Roma CREARE E COMUNICARE durante la progettazione, pianificazione, realizzazione e gestione dell’evento organizzato dall’Università Telematica eCampus, con il patrocinio di Roma Capitale e dell’Ordine dei Giornalisti del Lazio, PREMIO UN GIGLIO PER LA PACE E LA LIBERTÀ DI STAMPA – II EDIZIONE, che si è svolto nell’Aula Giulio Cesare in Campidoglio a Roma il 3 Luglio 2023.
Una progettazione concepita nei primi giorni del mese di Giugno, una pianificazione delle attività studiata con attenzione nei giorni successivi e alcuni sopralluoghi effettuati nella Sala della Protomoteca in Campidoglio a Roma, avevano ben dettagliato le Azioni da fare e il Time-sheet da rispettare.
Preparazione del visual dedicato alla giornata, declinazione dello stesso per tutti i supporti necessari all’evento, ideazione e produzione dei PREMI, predisposizione di tutte le Autorizzazioni per accedere in una Zona di Traffico Limitato - come quella del Campidoglio -, organizzazione della scaletta – in linea con le esigenze dell’Università eCampus e della conduttrice - e degli interventi in presenza e online con i premiati; progettazione dello spazio in funzione dell’evento e della circolazione in sala e sul palco del pubblico e degli ospiti a cui sarebbe stato consegnato l’ambito premio, definizione degli spazi per l’allestimento fonico/elettrico, del Led Wall e delle apparecchiature elettroniche per l’audio/video connessione e la trasmissione in diretta sui canali social dell’evento.
Tutto pronto per “operare” dalla mattina del 3 Luglio nella Sala della Protomoteca in Campidoglio e andare on air per le ore 16.00!
Notate qualche idiosincrasia in questa prima parte di racconto? C’è qualcosa di strano che Vi è saltato agli occhi? Sì, è proprio quello! Bravi!
L’evento si è svolto in Aula Giulio Cesare e non nella Sala della Protomoteca in Campidoglio.
E volete sapere quando ci è stato comunicato lo spostamento di location dai Responsabili del Cerimoniale di Roma Capitale? Domenica 2 Luglio alle ore 13.00.
Il Motivo certo non avrebbe fatto piacere a nessuno: la morte del Campione della Lazio Vincenzo D’Amico a cui sarebbe stata dedicata la Sala della Protomoteca per l’ultimo saluto dei romani.
Voi direte… e cosa è cambiato!? Sempre Campidoglio era!
Certo. D’altronde questa nuova soluzione non sembra portare difficoltà; anzi al contrario sembra dare maggior prestigio all’evento.
Tuttavia… il cambiamento di location - in linea d’aria di 30 metri circa (un corridoio nel cuore dei Palazzo Senatorio che dall’Aula Giulio Cesare portava alla Sala della Protomoteca) - avrebbe comportato:
- la necessità di un nuovo sopralluogo urgente di Domenica per visionare l’Aula Giulio Cesare, le disponibilità di strumentazioni, arredi e risorse necessarie;
- la decisione “urgente”, durante il sopralluogo, di scegliere il lato e lo spazio più adeguato dell’Aula Giulio Cesare per realizzare l’iniziativa con successo, anche in relazione a visibilità e acustica;
- l’altrettanta decisione urgente di adeguare i materiali fonico/elettrici e di audio/video alla maggior grandezza dall’Aula Giulio Cesare;
- la necessaria scelta di cambiare il “modus operandi” per lo scarico dei materiali e soprattutto per il trasporto degli stessi, in un contesto “logistico” che si trasformava da facile a difficile e critico: da facile accesso con pedana; a difficile accesso con scalini e corridoi con una larghezza massima di 1,50 mt.: avete presente la scultura della lupa che allatta Romolo e Remo, posizionata su una colonna all’ingresso dell’accesso con scalinata a Palazzo Senatorio? Ecco saremmo dovuti entrare con i nostri materiali solo da quell’ingresso!
- lo scarico dei materiali (fly case per tutte le strutture fonico/elettriche e di audio/video connessione compreso uno schermo LED con una grandezza di partenza di 2,0 x 1,50; scenografie/backdrop necessarie a personalizzare l’evento; colli con targhe, premi, cartelle per stampa e ospiti) da un luogo di facile accesso senza scalini e con pedana a un luogo a dir poco “inaccessibile”, fermo restando che per rendere la visibilità dell’evento per gli ospiti appropriata e fruibile lo schermo LED è stato portato da mt. 2,0 x 1,50 a mt. 3 x 2, incrementando il necessario staff per le attività di facchinaggio;
- lo studio del flusso di entrate di pubblico e ospiti;
- la reimpostazione del tavolo dei premi, della pedana/palco di premiazione, fermi restando i cambiamenti di scaletta dell’ultimo secondo, sempre all’ordine del giorno;
- l’impossibilità di fare prove adeguate e la necessità di accendere i motori all’orario previsto! Per non parlare della necessità da parte della segreteria di informare tutti gli ospiti e i premiati del cambio di location.
È qui che entra in gioco la capacità di trovare soluzioni adeguate all’ultimo momento; l’attitudine a vedere “in poco tempo” le scelte più idonee; l’importante attenzione nei confronti del committente per spiegare, illustrare e renderlo consapevole - con un linguaggio e un tono che non crei panico - delle scelte che sono e saranno le migliori possibili, per le criticità sopravvenute e i tempi a disposizione per risolverle. E’ qui che la fa da padrone l’intelligenza del project manager nel saper fare problem solving e nel saper guidare il proprio staff, senza far pesare il cambiamento.
Noi, dell'agenzia di eventi a Roma CREARE E COMUNICARE, che facciamo eventi dal lontano 2001 e abbiamo professionisti che affrontano eventi dal lontano 1990, sappiamo che l’evento non è solo progettazione, pianificazione, “definita” realizzazione dell’iniziativa: spesso è… avere nel proprio staff Campioni di problem solving!
E noi li abbiamo!
