Event management: Congresso Nazionale Straordinario ANVCG… una sfida organizzativa che raccoglie i frutti del successo

Event management: Congresso Nazionale Straordinario ANVCG… una sfida organizzativa che raccoglie i frutti del successoQuando accade che un’agenzia di comunicazione venga scelta in qualità di “consulente” per l’attivazione, la pianificazione e l’attuazione di un Congresso… ecco che la sfida organizzativa diventa più difficile e tuttavia sempre più entusiasmante di quello che appare come semplice “routine”; questo perché la pianificazione di un evento racchiude in sé sempre un’avventura affascinante e complessa che necessita di grande impegno e impiego di forze ma soprattutto la preparazione, l’esperienza, la professionalità e la flessibilità di un Team ben coordinato dove la definizione e la distribuzione delle competenze è uno dei requisiti fondamentali.
E se il Congresso assume un carattere Nazionale, che prevede dunque un rilevante afflusso di ospiti provenienti dalle più diverse Regioni ecco che rivolgersi ad un’agenzia strutturata può fare la differenza perché le fasi organizzative prevedono l’impiego di figure professionali diverse che devono essere opportunamente coordinate per la buona riuscita di un Evento.

La web agency Creare e Comunicare ha avuto il piacere di essere coinvolta dall’Associazione Nazionale Vittime Civili di Guerra - ANVCG - il 14/15 Giugno 2017 a Frascati nell’organizzazione del Congresso Nazionale Straordinario dal titolo “IL FUTURO ADESSO storie, esperienze e valori al servizio della pace e dei diritti umani”.
Una sfida raccolta con interesse che ha visto mesi di lavoro costanti e continuativi per l’intero Staff dell’agenzia di comunicazione di Roma e che ha messo in campo competenze diverse come la creatività, la capacità organizzativa e gestionale, il coordinamento delle risorse e la capacità di problem solving sempre con la qualità dei servizi offerti e il confronto costruttivo con i responsabili dell’associazione per l’individuazione delle migliori soluzioni che avrebbero consentito di accogliere agevolmente gli ospiti del Congresso. 

La fiducia dei responsabili dell’ANVCG ha permesso di seguire le diverse fasi con serenità organizzativa affrontando anche le “criticità” logistiche che un evento può presentare. 

Creare e Comunicare ha strutturato per l’evento una segreteria organizzativa che ha raccolto le adesioni al Congresso dei diversi Associati dell’ANVCG per i quali, con i rispettivi accompagnatori, è stato posto a disposizione un servizio completo di prenotazione del viaggio dalle rispettive sedi di provenienza e l’accoglienza in Aeroporto o in Stazione a Roma dai quali è stato organizzato un servizio di transfer dedicato che ha permesso di assistere i partecipanti e rendere la propria partecipazione confortevole.
Il Congresso ha visto la sua realizzazione all’interno di una delle Location più affascinanti di Frascati - Villa Tuscolana, dimora storica del 500, immersa nel cuore del Parco Naturale dei Castelli Romani a Frascati, nell’incanto del verde incontaminato e a stretto contatto con la natura, dove i sapori e l'atmosfera diventano unici. La permanenza degli ospiti è stata organizzata, in relazione al numero di presenze, in due location che hanno accolto gli associati offrendo scenari e panorami esclusivi: la stessa Villa Tuscolana, sede dei lavori del congresso e Villa Grazioli.

Un’organizzazione dunque messa in campo in due diverse sedi dove l’impiego di uno Staff di accoglienza è stato fondamentale per coordinare le presenze e rendere il soggiorno piacevole sotto tutti i punti di vista.

L’organizzazione della logistica, dai trasporti alla definizione del programma dei lavori del Congresso è stata fondamentale per rendere agevole lo svolgimento dell’evento e far vivere le giornate dei lavori con impegno ma allo stesso tempo con serenità.
L'agenzia di comunicazione di Roma Creare e Comunicare ha curato gli allestimenti delle due location per gli spazi comuni e le sale del Congresso, realizzando per l’evento la linea grafica che, attraverso l’ideazione di un visual di impatto ha consentito di racchiudere, in un’unica rappresentazione, le tematiche e gli obiettivi del Congresso nonché l’ideazione e la produzione di strumenti di lavoro dedicati ai congressisti che diventano i custodi di un ricordo nel tempo che non si esaurisce ma rende la propria presenza carica di significato.

L’evento si è proposto infatti di conseguire le più alte finalità, un’importante occasione di incontro dal grande valore umano che ha avuto l’obiettivo di rivedere lo statuto adeguandolo ai tempi e agli scopi che l’associazione si prefigge di raggiungere: passato e presente si uniscono per costruire un futuro che è adesso ed è carico di storie, esperienze e valori importanti che possano illuminare il cammino di vita delle nuove generazioni.
Il Congresso ha visto nelle due giornate di svolgimento un ricco programma di confronto dedicato ai Presidenti e Delegati dell’Associazione, durante le quali l’agenzia, con la collaborazione di partner competenti del settore “incoming” ha reso piacevole la permanenza degli accompagnatori prevedendo un programma parallelo di escursioni alla scoperta delle bellezze storico - artistiche di Frascati: Villa Mondragone a Monte Porzio Catone, Palazzo Chigi ad Ariccia, Abbazia di San Nilo a Grottaferrata, un luogo di culto che ha accolto, nell’ultima giornata del Congresso tutti i partecipanti, al termine dei lavori, che hanno potuto degustare vini e prodotti tipici locali presso la Cooperativa Agricoltura Capodarco.

L'evento è proseguito con la cena di gala che ha salutato i partecipanti e accompagnato i congressisti verso le loro rispettive sedi di appartenenza.
L'agenzia di comunicazione Creare e Comunicare ha condiviso il successo del Congresso con i responsabili dell’Associazione Nazionale Vittime Civili di Guerra costruendo insieme un percorso complesso ma che ha regalato un’esperienza indimenticabile e un evento davvero “straordinario”. 

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